Το myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία είναι μία υπηρεσία της ΑΑΔΕ μέσω της οποίας μπορείτε να δείτε το Συνοπτικό Βιβλίο της επιχείρησής σας, να επιλέξετε την “Αναζήτηση Παραστατικών” και να προβάλετε τα στοιχεία των τιμολογίων που έχουν διαβιβαστεί στην ΑΑΔΕ και αφορούν την επιχείρησή σας. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω του myDATA είναι μια υποχρεωτική διαδικασία για όλες τις επιχειρήσεις οι οποίες δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα και στο εξωτερικό και θέλουν να εκδίδουν νόμιμα παραστατικά.
Αν και η πιλοτική λειτουργία του myDATA έχει ήδη ξεκινήσει, η ημερομηνία υποχρεωτικής ενημέρωσης των ηλεκτρονικών βιβλίων έχει πάρει παράταση για την 1η Απριλίου 2021. Η παράταση αυτή δόθηκε με σκοπό τη σωστή προετοιμασία των επιχειρήσεων, οι οποίες φαίνεται να έχουν ακόμα ελλιπή γνώση σχετικά με τον τρόπο διεκπεραίωσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Για πολλούς λοιπόν υπάρχουν ακόμα αναπάντητα ερωτήματα, τα οποία έχουμε συγκεντρώσει και διευκρινίζουμε πιο κάτω:
1. Τι παρακολουθούν τα Ηλεκτρονικά Βιβλία;
Τα ηλεκτρονικά βιβλία χωρίζονται σε 2 βιβλία: το συνοπτικό και το αναλυτικό. Ο εκδότης ενός παραστατικού ενημερώνει μόνο το αναλυτικό βιβλίο, στο οποίο καταγράφονται συμπυκνωμένα ανά είδος ΦΠΑ όλες οι υποκείμενες αξίες, το ΦΠΑ και οι φόροι, τέλη κ.α. κάθε παραστατικού. Ουσιαστικά είναι τα αντίστοιχα φυσικά βιβλία που τόσο καιρό υπέβαλαν οι λογιστές ανά διαστήματα ώστε να προκύπτει το φορολογικό αποτέλεσμα κάθε επιχείρησης σύμφωνα με τα ελληνικό λογιστικό πρότυπο.
Τα ηλεκτρονικά βιβλία για το 2021 θα αντιπαραβάλλονται με τα φυσικά βιβλία μέχρι το σύστημα myDATA να αρχίσει να δουλεύει κανονικά από 2022.
2. Ποιοι είναι υπόχρεοι, ποιοι εξαιρούνται;
Όλες οι επιχειρήσεις (ατομικές, ΟΕ, ΕΕ, ΙΚΕ, ΕΠΕ, ΑΕ, κ.α.) είναι υποχρεωμένες να υποβάλουν τα παραστατικά ΕΣΟΔΩΝ (μόνο) στην πλατφόρμα myDATA. Εξαιρούνται όσες επιχειρήσεις το προηγούμενο οικονομικό έτος είχαν λιγότερα από 50 παραστατικά ή τζίρο κάτω από 50.000 (για διπλογραφικά). Η υποχρέωση υποβολής στο myDATA ξεκινάει από 01/01/2021, εάν και μετά από παράταση θα μπορούν τα παραστατικά να αποστέλλονται σε πραγματικό χρόνο από τις 01/04/2021. Η παράταση έχει να κάνει μόνο με την υποχρέωση υποβολής σε πραγματικό χρόνο. Οι υπόχρεοι έχουν περιθώριο έως την 31/10/2021 για να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά του 1ου τριμήνου του 2021. Αυτοί που εξαιρούνται εξακολουθούν να έχουν υποχρέωση να υποβάλουν τα παραστατικά τους στο myDATA, αλλά όχι σε πραγματικό χρόνο. Δηλαδή μπορούν να συνεχίσουν να τα κόβουν όπως και το 2020 - όμως μέχρι το τέλος του κάθε μήνα οφείλουν να τα υποβάλουν μαζικά στο myDATA.
3. Πώς υποβάλλω τα παραστατικά μου στα ηλεκτρονικά βιβλία myDATA;
Υπάρχουν 3 λύσεις για την υποβολή των παραστατικών στο myDATA:
1. Μέσω της ειδικής φόρμας στην πλατφόρμα aade.gr/myDATA (κυρίως για αυτούς που εξαιρούνται)
2. Μέσω λογισμικού ERP (όπως είναι το workadu.com/myDATA). Τα λογισμικά ERP δεν απαιτείται να έχουν πιστοποίηση, παρά μόνο συμβατότητα με το myDATA. To Workadu είναι από τα πρώτα λογισμικά τα οποία έγιναν συμβατά 100%.
3. Μέσω παρόχου υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, πιστοποιημένου από την ΑΑΔΕ.
Κάντε τώρα μια δωρεάν δοκιμαστική εγγραφή στο Workadu και δείτε πόσο εύκολο είναι να εκδώσετε το πρώτο σας παραστατικό.
4. Ποια η διαφορά ηλεκτρονικής τιμολόγησης, της έκδοσης τιμολογίων ηλεκτρονικά, και των ηλεκτρονικών βιβλίων;
Αυτή την περίοδο η σύγχυση μεταξύ αυτών των 3 όρων είναι μεγάλη. Οι επιχειρήσεις και τα λογιστήρια δεν έχουν ακόμα κάνει επαρκή διαχωρισμό. Υπάρχει όμως ουσιαστική διαφορά:
• Ηλεκτρονική τιμολόγηση: είναι η διαδικασία τυποποίησης ενός παραστατικού με βάση ενός προτύπου (Ευρωπαϊκό προτύπου ΕΝ 16931:2017) ώστε να είναι δυνατή η μοναδικότητά του και η δυνατότητα αποστολής τους στον λήπτη με ηλεκτρονικά μέσα.
• Έκδοση τιμολογίων ηλεκτρονικά: είναι η διαδικασία έκδοσης ενός παραστατικού από ένα ηλεκτρονικό μέσο (π.χ. προγράμματα ERPs όπως το Workadu) με δυνατότητα εκτύπωσης και αποστολής της ψηφιακής εικόνας του παραστατικού (pdf) στον λήπτη. Αυτό δεν σημαίνει ότι το τιμολόγιο είναι ηλεκτρονικό αλλά ότι διαβιβάζεται και με ηλεκτρονικά μέσα.
• Ηλεκτρονικά βιβλία ΑΑΔΕ (myDATA): τα ηλεκτρονικά βιβλία myDATA είναι το σύνολο των παραστατικών μιας επιχείρησης τα οποία προσδιορίζουν το φορολογικό αποτέλεσμα μια επιχείρησης. Τα ηλεκτρονικά βιβλία είναι αυτά που είμαστε υπόχρεοι να υποβάλλουμε στην ΑΑΔΕ.
5. Εγώ τελικά χρειάζομαι Πάροχο Υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ERP (όπως το Workadu) ή και τα δύο;
Η απάντηση εδώ είναι διαφορετική ανάλογα την δραστηριότητα της επιχείρησης. Σε γενικές γραμμές :
• ERP (όπως το Workadu) χρειάζεστε: σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις επιχειρηματικής δραστηριότητας - για έκδοση και τροποποίηση παραστατικών, όπως και για αποδείξεις λιανικής με χρήση φορολογικού μηχανισμού (το Workadu δουλεύει με όλους του φορολογικούς εκτυπωτές της αγοράς τύπου Α). Επισημαίνεται ότι οι φορολογικοί μηχανισμοί απαιτούνται μόνο για την έκδοση μη αντικρυζόμενα παραστατικών που δεν απαλλάσσονται από θεώρηση (π.χ. αποδείξεις λιανικής πώλησης αγαθών).
• Ηλεκτρονικό πάροχο χρειάζεστε: - όταν δεν έχει συμβατό ERP (πχ ένα παλιό λογισμικό ή Excel) τότε πρέπει να να εκδίδει από το μη συμβατό ERP να τα στέλνει στον πάροχο ο οποίος αναλαμβάνει να τα σημαίνει μοναδικά, να τα αποθηκεύει και να τα διανέμει με ασφαλή ηλεκτρονικό τρόπο. Ένας δεύτερος λόγος είναι όταν θέλετε να εκδίδεται αποδείξεις λιανικής με θεώρηση αντί φορολογικού μηχανισμού ή ταμειακής. Δεν επιτρέπεται η τροποποίηση παραστατικών μετά την αποστολή τους παρά μόνο η ακύρωσή τους όπως γίνεται και με τις αποδείξεις λιανικής.
6. Τι χρειάζομαι από πλευράς λογισμικού για να μπορέσω να συνδεθώ με το myDATA;
Σίγουρα απαιτείται :
α) η χρήση ενός λογισμικού ERP (οποιουδήποτε) που να είναι είτε συμβατό 100% με το myDATA (όπως το Workadu),
β) είτε η χρήση ενός ΕRP που δεν είναι συμβατό με το myDATA αλλά παράλληλα έχετε συμβληθεί με κάποιον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Για την (α) περίπτωση πρέπει να έχετε εκδώσει κωδικούς myDATA για ERP. Για την (β) περίπτωση πρέπει να έχετε επιλέξει πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και να τον έχετε δηλώσει στην ΑΑΔΕ.
Μπορείτε να δείτε βίντεο εδώ με οδηγίες για την περίπτωση (α).
7. Πώς τα εμπορικά-ΕRPs λογισμικά μπορούν να στέλνουν στο λογιστή τα παραστατικά τους;
Τα εμπορικά λογισμικά όπως το Workadu, ΔΕ χρειάζεται πλέον να έχουν εξειδικευμένες συνδέσεις με το λογιστικό σας πρόγραμμα μιας και αυτό το ρόλο τον κάνει ήδη το myDATA. Είναι μια μεγάλη γέφυρα για όλους.
Το Workadu προσφέρει ΔΩΡΕΑΝ εκπαιδευτικά σεμινάρια και εξειδικευμένη ενημέρωση σε λογιστικά γραφεία και μεμονωμένους λογιστές/φοροτεχνικούς χωρίς καμμία υποχρέωση από πλευράς τους. Μάθετε περισσότερα στο Workadu.com/mydata.
