Η Γενική Διεύθυνση Ψηφιακής Λειτουργιάς της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου έθεσε σε εφαρμογή νέοΗλεκτρονικό Σύστημα Διακίνησης Εγγράφων – Πρωτοκόλλουτο οποίο θα αναβαθμίσει δραστικά τον τρόπο λειτουργίας της Περιφέρειας, αξιοποιώντας τελευταίας τεχνολογίας δυνατότητες διακίνησης εγγράφων όπως παρακολούθηση κάθε υπόθεσης από όλες τι βαθμίδες της ιεραρχίας, αναζήτηση – εύρεση εγγράφων, έλεγχο δυσλειτουργιών, εποπτεία των υπηρεσιών, εξαγωγή στατιστικών κ.α.
Όλα τα έγγραφα που εισέρχονται στην υπηρεσία σε έγχαρτη μορφή ψηφιοποιούνται με ταχυσαρωτές και στην συνέχεια εντάσσονται στο ηλεκτρονικό σύστημα μαζί με τα ψηφιακά έγγραφα που εισέρχονται μέσω email, ΚΣΗΔΕ κτλ.
Σε κάθε εργαζόμενο εμφανίζονται άμεσα και αυτοματοποιημένα οι υποθέσεις που του έχουν χρεωθεί, ανεξάρτητα από το νησί που βρίσκεται, το πλήρες ιστορικό, τα συνημμένα έγγραφα ενώ όλη η διαδικασία των εγκρίσεων θα γίνεται με χρήση ψηφιακών υπογραφών. Επιπρόσθετα το προσωπικό έχει πρόσβαση στα έγγραφα του ανεξάρτητα από το γεωγραφικό σημείο που βρίσκεται καθώς στο σύστημα μας εντάσσονται ενιαία όλα τα Επαρχείακαι οι Διευθύνσειςτων Υπηρεσιών μας.
Το σύστημα αυτό θα βελτιώσει δραστικά την αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών και την εποπτεία τουςαφού κάθε στιγμή θα μπορεί να ελέγξει η Διοίκηση που βρίσκεται η κάθε υπόθεση και τι χρειάζεται για να προχωρήσει ενώ θα μηδενιστεί ο χαμένος χρόνος διακίνησης εγγράφων και αναζήτησης τους στο αρχείο.
Ουσιαστικά δηλαδή επιτυγχάνουμε μηδενισμό του χρόνου μεταφοράς εγγράφων, μηδενισμό του χρόνου αναζήτησης εγγράφων και άμεση εποπτεία της κάθε υπόθεσης, στοιχεία που θα συμβάλουν στη μείωση του χρόνου εξυπηρέτησης των πολιτών!
Καθώς έχει ξεκινήσει η εκπαίδευση του συνόλου του προσωπικού μας προκειμένου να τους παρέχουμε άριστη γνώση του συστήματος, το επόμενο βήμα θα είναι η πλήρης ψηφιοποίηση σχεδόν όλων των υπηρεσιών που παρέχει η Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου ώστε από την αίτηση του πολίτη μέχρι την λήψη της απάντησης η διαδικασία να γίνεται ηλεκτρονικά μέσω του siteτης Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου.
Ο Αντιπεριφερειάρχης Ψηφιακής Ανάπτυξής Ν.Αιγαίου
Ναβροζίδης Χαράλαμπος
