“Η σημασία του να είναι κανείς σοβαρός” είναι θεατρική κωμωδία του Ιρλανδού συγγραφέα Όσκαρ Ουάιλντ που σατιρίζει με ανατρεπτικό χιούμορ , μεταξύ άλλων ,τον καθωσπρεπισμό της Βικτωριανής Αγγλίας, τις βικτωριανές παραδόσεις και τα κοινωνικά έθιμα. «Verba volant, scripta manent» , αναφέρει η λατινική παροιμία , η οποία μεταφράζεται ως "τα λόγια πετούν , τα γραπτά μένουν". Στις επιχειρήσεις , επιτρέψτε μου, πρέπει να αποτελεί αξίωμα.
Στο σημερινό άρθρο θα μιλήσουμε , για την σημασία των έγγραφων συμφωνιών στην επιχειρηματικότητα , σε πείσμα των καιρών και της παράδοσης της «πιάτσας» που δείχνει να μην τα προτιμά , αλλά να βασίζεται στις προφορικές συμφωνίες. Ωστόσο , δεν θα εστιάσουμε στην νομική διάσταση αυτών , αλλά στα οφέλη που μπορεί να αποκομίσει ο επιχειρηματίας από την ορθή χρήση τους.
Δεν σας κρύβω ότι είμαι θιασώτης των συμφωνητικών και γενικά της έγγραφης αποτύπωσης μιας συμφωνίας. Έχω την γνώμη , ότι οι καλοί λογαριασμοί κάνουν τους καλούς φίλους και οι πολύ καλοί λογαριασμοί τους πολύ καλούς κοινώς «Κάλλιο γαϊδουρόδενε , παρά γαϊδουρογύρευε».Ας δούμε όμως συνοπτικά μερικά οφέλη που αποκομίζει μια επιχείρηση με το να συνάπτει έγγραφες συμφωνίες.
Αρχικά η σύνταξη έγγραφων συμφωνιών ελαχιστοποιεί τις συγκρούσεις και μετριάζει τους κινδύνους (οικονομικούς ή νομικούς) αφού αποτυπώνονται οι εκάστοτε συμφωνίες εγγράφως και περιορίζεται η πιθανότητα παρερμηνειών και ως εκ τούτου ενισχύεται η αποτελεσματικότητα.
Οι επιχειρηματικές συμβάσεις , για να το διατυπώσουμε και διαφορετικά , δημιουργούν ένα αξιόπιστο γραπτό αρχείο των υποχρεώσεων των μερών που εμπλέκονται σε μια συναλλαγή, είτε πρόκειται για εκτέλεση έργου, τήρηση προθεσμίας ή πληρωμή συγκεκριμένου χρηματικού ποσού σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Έτσι κάθε μέρος αποδεικνύει με την υπογραφή του , ότι σκοπεύει να τηρήσει τη συμφωνία και στη συνέχεια και οι δύο πλευρές μπορούν να λογοδοτήσουν για τους όρους της σύμβασης. Τα συμβόλαια συμβάλλουν στη διασφάλιση της ασφάλειας και της ψυχικής ηρεμίας και στη δημιουργία μιας ατμόσφαιρας αμοιβαίας εμπιστοσύνης. Επίσης το γραπτό αρχείο συνεπάγεται ότι κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να ανατρέξει στην σύμβαση ανά πάσα στιγμή. Τα συμφωνητικά , οι συμβάσεις , τα συμβόλαια , αναδεικνύουν τις απαραίτητες λεπτομέρειες και προσδοκίες μιας συμφωνίας , είτε πρόκειται για σύμβαση εργασίας ή έργου. Εν μέρει λοιπόν , καθορίζουν τη σχέση εργασίας και πόσο καιρό αναμένεται να διαρκέσει , υπογραμμίζουν τα καθήκοντα κάθε συμβαλλόμενου μέρους, πώς πρέπει να εκτελούνται και πώς θα παρακολουθούνται και θα αποτυπώνονται σε χρόνο ή χρήμα. Εκτός από το πώς πρέπει να λειτουργεί η συμφωνία, η σύμβαση περιγράφει επίσης τι θα συμβεί εάν τα πράγματα δεν πάνε σύμφωνα με το σχέδιο. Για παράδειγμα, τι γίνεται εάν ο εργολάβος που έχει αναλάβει την ανακαίνιση της επιχείρησης σας , δεν μπορεί να τηρήσει την προθεσμία για την ολοκλήρωση των εργασιών λόγω κακών καιρικών συνθηκών και εσείς δεν έχετε συντάξει κάποιο συμφωνητικό συνεργασίας που να προβλέπει ρήτρα έγκαιρης εκτέλεσης; Σκεφτείτε πόσα χρήματα θα χάνετε καθημερινά αν δεν μπορείτε να προσφέρετε τις υπηρεσίες εντός του πλαισίου που υπολογίζατε.
Ακόμη , τα συμβόλαια μπορούν να βοηθήσουν στην διασφάλιση της δημιουργίας εσόδων , αφού ένα ισχυρό συμβόλαιο εγγυάται ότι θα λάβετε πληρωμή σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, επομένως οι ταμειακές ροές σας θα είναι προϋπολογισμένες και θα μπορείτε να λαμβάνετε επιχειρηματικές αποφάσεις ανάλογα. Επιπρόσθετα , ένα συμφωνητικό που θα συνοδεύεται με τα νόμιμα παραστατικά , μπορεί να σας διασφαλίσει την πληρωμή σας , από έναν πελάτη που παρουσιάζει μεγάλη επισφάλεια.
Ένα άλλο πλεονέκτημα , είναι ότι οι έγγραφες συμβάσεις διασφαλίζουν αυξημένο απόρρητο και εμπιστευτικότητα , αφού ορισμένες επιχειρήσεις ζητούν από το άλλο μέρος να υπογράψει αποκλειστική σύμβαση, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορούν να συνάψουν σχέσεις με άλλους παρόχους ή ανταγωνίστριες εταιρείες. Μια σύμβαση που περιλαμβάνει ρήτρες εμπιστευτικότητας θα πρέπει να αναφέρει τι συμβαίνει εάν κάποιος παραβιάζει τη σύμβαση και τις νομικές επιπτώσεις της συμφωνίας. Απόρροια όλων των παραπάνω είναι ότι μια σύμβαση μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη συμμόρφωση σας με τους νόμους και τους κανονισμούς , όπως και να απολαμβάνετε της εκτίμησης της αγοράς , ως άψογοι επαγγελματίες
Συμπερασματικά , τα οφέλη από την χρήση έγγραφων συμβολαίων είναι πολλά και σημαντικά , αλλά δεν αποτελούν το φάρμακο για όλα τα προβλήματα. Ένα πολύ καλό συμβόλαιο, δεν εμποδίζει τους εμπλεκόμενους να αγνοούν ή να παραβιάζουν τους όρους μιας σύμβασης. Όπως συνηθίζω να λέω στους πελάτες μου , τα συμβόλαια φέρουν και το βάρος της υπογραφής των ανθρώπων που τα υπογράφουν. Ωστόσο ένα καλό συμβόλαιο, διασφαλίζει ότι έχετε αρκετές λύσεις , εάν συμβεί το χειρότερο δυνατό σενάριο. Μην περιμένετε να σας πει ο σύμβουλος σας ότι υποχρεούστε να συντάξετε ένα συμφωνητικό , να το επιδιώκετε , ακόμη και όταν δεν είναι υποχρεωτικό βάσει φορολογικών διατάξεων. Η νομική και φορολογική καθοδήγηση αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της σύγχρονης επιχειρηματικότητας. Δεν πάνε όλα πάντα κατ’ ευχή , οπότε μην περιμένετε να την πάθετε για να μάθετε. Το ζήτημα είναι να συμβουλευτείτε τον σύμβουλο σας , πριν και όχι αφού , έχετε να διαχειριστείτε ένα ατυχές γεγονός.
*Ο Βασίλης Βογιατζής , είναι Λογιστής – Φοροτεχνικός Α’ Τάξης , ιδρυτής της Λογιστικής εταιρείας VoyiatzisGroup , με έδρα την Κω.