Μια συχνή παρανόηση των επιχειρηματιών είναι ότι μπορούν να καταχωρίσουν μια δαπάνη στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης μόνο βλέποντας το τιμολόγιο στη ψηφιακή πλατφόρμα myDATA, ακόμα κι αν δεν έχουν στα χέρια τους το φυσικό ή ηλεκτρονικό αντίγραφο του παραστατικού. Η σύντομη απάντηση είναι “ΠΡΟΦΑΝΩΣ , ΟΧΙ”. Σε αυτό το άρθρο θα εξηγήσουμε αναλυτικά το γιατί, τι ακριβώς είναι το myDATA και ποιος ο ρόλος του, καθώς και ποιες είναι οι συνέπειες μιας λανθασμένης καταχώρισης , ενώ θα δώσουμε συμβουλές για το πώς μπορούν οι επαγγελματίες να τηρούν με ασφάλεια τα βιβλία τους.
Το myDATA εφαρμόστηκε πιλοτικά το 2020 και πλέον είναι υποχρεωτικό σύστημα ηλεκτρονικής διαβίβασης παραστατικών για όλες τις επιχειρήσεις στην Ελλάδα. Μέσω του myDATA, κάθε επιχείρηση διαβιβάζει ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ τα δεδομένα των τιμολογίων και αποδείξεων που εκδίδει (έσοδα) και λαμβάνει (έξοδα). Αυτά τα δεδομένα συγκεντρώνονται σε μια βάση δεδομένων που αντιστοιχεί στα ηλεκτρονικά βιβλία της κάθε εταιρείας . Ο στόχος είναι οι ψηφιακές αυτές καταγραφές να αποτελούν τον “μόνο αληθινό φορολογικό βιβλίο” της επιχείρησης, ώστε η ΑΑΔΕ να μπορεί να προσυμπληρώνει δηλώσεις ΦΠΑ & Εισοδήματος και να διασταυρώνει έσοδα-έξοδα αποτελεσματικά. Συνοπτικά, λοιπόν, το myDATA δεν είναι ένα πρόγραμμα λογιστικής της επιχείρησης, αλλά μια πλατφόρμα όπου αναφέρονται υποχρεωτικά τα συνοπτικά στοιχεία των παραστατικών. Το κρίσιμο σημείο είναι ότι το myDATA δεν αντικαθιστά τα φυσικά ή ηλεκτρονικά παραστατικά – απλώς τα συνοψίζει σε μια βάση δεδομένων. Η ευθύνη της επιχείρησης δεν σταματά στην διαβίβαση: πρέπει να συμφωνούν τα ηλεκτρονικά βιβλία με τα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης . Με άλλα λόγια, η επιχείρηση και ο λογιστής της οφείλουν να αντιστιχοίζουν τα δεδομένα του myDATA με τις δικές τους εγγραφές και να διασφαλίζουν ότι δεν υπάρχουν αποκλίσεις.
Γιατί δεν είναι σωστό να καταχωρίζουμε δαπάνες χωρίς παραστατικό;
1.Δεν το προβλέπει ο Κώδικας Φορολογίας εισοδήματος (ΚΦΕ) Ν. 4172/2013 στο άρθρο 22 & στο άρθρο 23 Εκπιπτόμενες & Μη Εκπιτπόμενες επιχειρηματικές δαπάνες καθώς αναφέρει ότι η εκπεσιμότητα μιας δαπάνης από τα ακαθάριστα έσοδα, πρέπει να αποδεικνύεται από τα νόμιμα δικαιολογητικά.
2.Δεν το προβλέπουν τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ) – Ν. 4308/2014 , δηλαδή η νομοθεσία που διέπει την λογιστική τήρηση των βιβλίων μιας επιχείρησης στο άρθρο 3 και στο άρθρο 5. Συγκεκριμένα , η επιχείρηση πρέπει να κρατάει αρχείο για κάθε συναλλαγή και γεγονός που συμβαίνει κατά την περίοδο αναφοράς , ενώ καμία συναλλαγή δεν μπορεί να καταχωριστεί στα λογιστικά βιβλία χωρίς τεκμηρίωση μέσω κατάλληλων εγγράφων (τιμολόγια, αποδείξεις, συμβάσεις κ.λπ.).
3. Δεν το προβλέπει ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας (ΚΦΔ) – Ν.5104/2024 , όπου αναφέρει ότι η Φορολογική Διοίκηση έχει το δικαίωμα να ζητήσει αντίγραφα αυτών των αρχείων και παραστατικών για φορολογικούς ελέγχους (άρθρα 13 ,14, 29)
4. Δεν το προβλέπει η Απόφαση 1138/2020 myDATA , όπου γίνεται έμμεση αναφορά στην υποχρέωση για σωστή και πλήρη τεκμηρίωση των συναλλαγών μέσω των παραστατικών και αν όχι προβλέπει υποχρεώση διαβίβασης των αποκλίσεων.
5. Δεν το προβλέπει η αρχή του δεδουλευμένου , σύμφωνα με την οποία οι επιπτώσεις των συναλλαγών μίας οικονομικής μονάδας, καταχωρίζονται και συμπεριλαμβάνονται στις οικονομικές καταστάσεις της «όταν προκύπτουν και όχι όταν διακανονίζονται ταμειακά». Μια διαβίβαση ενός ασφαλιστηρίου συμβολαίου στο mydata (πχ 1000 ευρώ) που αφορά σε περίοδο ασφάλισης που ξεκινά μέσα στο έτος και ολοκληρώνεται στο επόμενο , πρέπει να «σπάσει» σε δύο έτη , άρα πρέπει να υπάρχει το παραστατικό για να γίνουν οι απαραίτητες εγγραφές προσαρμογής.
6. Δεν το προβλέπει η λογική , αφού πάντα υπάρχει ο κίνδυνος της λάθους διαβίβασης από τον εκδότη. Δεν γίνεται να εφαρμόζεται η λογιστική επιστήμη με την παραδοχή ότι ο εκδότης θα είναι πάντα σωστός. Το συνηθέστερο λάθος είναι να διαβιβάζεται λανθασμένη καθαρή αξία σε σχέση με αυτήν που αναγράφεται στο τιμολόγιο.
7. Υπάρχει η νομική διάσταση του ζητήματος , που αφορά σε διαμάχες περί πληρωμής ενός τιμολογίου , μη παραλαβής εμπορευμάτων κτλ.
Δείτε το και πρακτικά: πώς θα ξέρετε τι ακριβώς χρεωθήκατε, τι ακριβώς παραλάβατε , ποια προϊόντα ή υπηρεσίες αφορούσε, ποιος ο ΦΠΑ, αν δεν έχετε μπροστά σας το παραστατικό; Ακόμα, πώς θα αποδείξετε σε έναν ελεγκτή ότι η δαπάνη είναι πραγματική; Το myDATA δείχνει κάποια βασικά στοιχεία (αξία, ΑΦΜ εκδότη, ίσως περιγραφή), όμως το αναλυτικό παραστατικό περιέχει όλες τις λεπτομέρειες και αποτελεί το νόμιμο έγγραφο.
Επίσης, πρέπει να θυμόμαστε ότι η έκδοση του τιμολογίου στον εκδότη δεν σημαίνει αυτόματα ότι έχει παραδοθεί στον λήπτη. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ο προμηθευτής μπορεί να «ανέβασε» το παραστατικό στο myDATA αλλά να μην το έστειλε ποτέ στον πελάτη (π.χ. το έστειλε σε λάθος email ή καθυστέρησε). Μέχρι ο πελάτης να το παραλάβει επίσημα, δεν έχει στα χέρια του νόμιμο δικαιολογητικό για καταχώριση
Κίνδυνοι και συνέπειες σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου
Η καταχώριση δαπανών χωρίς τα αντίστοιχα παραστατικά είναι εξαιρετικά επικίνδυνη. Σε έναν φορολογικό έλεγχο, ο ελεγκτής θα ζητήσει να δει τα φυσικά ή ηλεκτρονικά αντίγραφα όλων των παραστατικών που έχετε καταχωρίσει ως έξοδα. Αν εσείς έχετε εγγράψει στα βιβλία μια δαπάνη χωρίς να έχετε το τιμολόγιο να την στηρίζει, τότε μπορεί να συμβούν τα εξής:
1.Μη αναγνώριση της δαπάνης: Ο έλεγχος δεν θα αποδεχτεί τη δαπάνη για φορολογικούς σκοπούς. Αυτό σημαίνει ότι θα αφαιρεθεί από τα έξοδά σας κατά τον έλεγχο, με αποτέλεσμα να αυξηθούν τα φορολογητέα κέρδη σας (άρα και ο φόρος εισοδήματος που θα κληθείτε να πληρώσετε αναδρομικά).
2. Απώλεια δικαιώματος έκπτωσης ΦΠΑ: Εάν έχετε εκπέσει (συμψηφίσει) ΦΠΑ για την εν λόγω δαπάνη, θα σας ζητηθεί να επιστρέψετε τον ΦΠΑ αυτόν, αφού θεωρείται ότι δεν είχατε νόμιμο δικαίωμα έκπτωσης χωρίς παραστατικό. Μάλιστα, από το 2024 έχει θεσπιστεί ρητά ότι δεν επιτρέπεται έκπτωση φόρου εισροών (ΦΠΑ) σε τιμολόγια που δεν έχουν διαβιβαστεί στο myDATA – πόσο μάλλον αν δεν υπάρχουν καν στο αρχείο σας.
3. Πρόστιμα και κυρώσεις: Η μη κατοχή και διαφύλαξη των απαιτούμενων παραστατικών ισοδυναμεί με μη τήρηση σωστών λογιστικών αρχείων. Η νομοθεσία προβλέπει τσουχτερά πρόστιμα για τέτοιες παραβάσεις.
4.Υποψία εικονικών συναλλαγών: Όταν εμφανίζονται στα βιβλία δαπάνες χωρίς παραστατικά, υπάρχει ο κίνδυνος ότι ίσως πρόκειται για εικονικές δαπάνες . Ήδη η ΑΑΔΕ έχει δηλώσει ότι θέλει να βάλει τέλος στις δαπάνες χωρίς πραγματικό αντίκρισμα που χρησιμοποιούνταν για τεχνητή μείωση κερδών . Από το 2025 ουσιαστικά καμία τέτοια δαπάνη δεν θα γίνεται δεκτή, καθώς τα δηλωμένα έξοδα θα πρέπει να ταυτίζονται πλήρως με ό,τι έχει διαβιβαστεί ηλεκτρονικά. Σε αυτό το πλαίσιο, μια δαπάνη στο myDATA που δεν συνοδεύεται από πραγματικό τιμολόγιο στα χέρια σας, ενδέχεται να εκληφθεί ως “εικονική” και να μην αναγνωριστεί.
Συνολικά, σε περίπτωση ελέγχου, η επιχείρηση φέρει το βάρος της απόδειξης ότι κάθε εγγραφή στα βιβλία της είναι αληθινή και νόμιμη. Χωρίς το παραστατικό, αυτό είναι σχεδόν αδύνατον να αποδειχθεί.
Ποια είναι η ορθή διαδικασία καταχώρισης εσόδων και εξόδων
1.Λήψη και έλεγχος παραστατικού: Για κάθε έξοδο της επιχείρησης, φροντίζουμε πρώτα να λάβουμε το παραστατικό από τον εκδότη. Αυτό μπορεί να σημαίνει να παραλάβουμε το χαρτί, ένα PDF μέσω email, ή να το κατεβάσουμε από κάποια πλατφόρμα τιμολόγησης. Μόλις το παραλάβουμε, ελέγχουμε ότι τα στοιχεία του (ποσά, ΦΠΑ, ημερομηνίες, ΑΦΜ κλπ) είναι σωστά.
2.Διαβίβαση στο myDATA (αν είμαστε εκδότες) ή αναμονή ενημέρωσης (αν είμαστε λήπτες): Αν εμείς εκδίδουμε το παραστατικό (έσοδο), το διαβιβάζουμε άμεσα στο myDATA όπως ορίζει ο νόμος. Αν λαμβάνουμε το παραστατικό (έξοδο), κατά κανόνα ο προμηθευτής μας θα το ανεβάσει στο myDATA. Συνήθως, μέσα σε λίγο χρόνο θα εμφανιστεί και στο δικό μας βιβλίο myDATA ως παραστατικό λήψης. (Σε περίπτωση που δεν εμφανιστεί, υπάρχει διαδικασία αναφοράς απόκλισης – ο λήπτης μπορεί να ενημερώσει μέσω της πλατφόρμας ότι ο εκδότης δεν διαβίβασε το στοιχείο).
3.Καταχώριση στα λογιστικά βιβλία: Μόλις έχουμε και το παραστατικό στα χέρια μας και επιβεβαιωθεί ότι η συναλλαγή υπάρχει στο myDATA, τότε προχωράμε στην καταχώριση. Ο λογιστής θα καταχωρίσει την δαπάνη στα βιβλία (στο κατάλληλο λογαριασμό εξόδων, με τον σωστό ποσό, ΦΠΑ, κ.λπ.) και θα συσχετίσει την εγγραφή αυτή με το παραστατικό. Στα σύγχρονα λογιστικά προγράμματα, μάλιστα, μπορεί να γίνεται αυτόματη συσχέτιση μέσω του Μοναδικού Αριθμού Καταχώρισης (ΜΑΡΚ) που παρέχει το myDATA για κάθε παραστατικό. Έτσι, εξασφαλίζεται ότι η συγκεκριμένη εγγραφή αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο ηλεκτρονικά δηλωμένο παραστατικό.
4.Διαφύλαξη του παραστατικού και backup: Αφού καταχωριστεί το παραστατικό (σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή) πρέπει να αρχειοθετηθεί σωστά. Η νομοθεσία απαιτεί να διατηρείτε όλα τα φορολογικά στοιχεία για τουλάχιστον πέντε (5) έτη από το τέλος της χρήσης που αφορούν (σε κάποιες περιπτώσεις και περισσότερο). Φροντίστε λοιπόν να φυλάσσετε τα παραστατικά σας ταξινομημένα, ή να τα αποθηκεύετε ηλεκτρονικά σε ασφαλές μέρος, έτσι ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμα σε περίπτωση ελέγχου. Ένα ηλεκτρονικό αρχείο παράλληλα με το φυσικό μπορεί να σας σώσει από πολλούς μπελάδες.
Με την παραπάνω διαδικασία, διασφαλίζεται ότι κάθε έσοδο ή έξοδο είναι νόμιμα καταχωρημένο: υπάρχει στο myDATA και υποστηρίζεται από το αντίστοιχο έγγραφο. Αυτό άλλωστε θα είναι και το ζητούμενο σε κάθε διασταύρωση: ήδη από το τέλος του 2024 έχουμε προ συμπληρωμένες δηλώσεις ΦΠΑ με μηδενική απόκλιση. Ουσιαστικά, λοιπόν, ο μόνος ασφαλής δρόμος είναι “ό,τι δεν έχει παραστατικό, δεν «μπαίνει» στα βιβλία”.
Το myDATA έχει φέρει επανάσταση στη φορολογική συμμόρφωση, καθιστώντας διαφανείς τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων και επιτρέποντας στην ΑΑΔΕ να βλέπει σχεδόν σε πραγματικό χρόνο τα βιβλία όλων. Αυτό, όμως, δεν σημαίνει ότι καταργεί την ανάγκη για σωστή τήρηση των αρχείων από πλευράς της επιχείρησης. Καμία καταχώριση δεν πρέπει να γίνεται “στα τυφλά”, χωρίς την υποστήριξη του αντίστοιχου παραστατικού. Η εμφάνιση ενός παραστατικού στο myDATA είναι απαραίτητη προϋπόθεση για να αναγνωριστεί η δαπάνη, αλλά όχι ικανή από μόνη της. Οι επαγγελματίες και οι επιχειρηματίες οφείλουν να κατανοήσουν ότι το myDATA είναι σύμμαχος και όχι υποκατάστατο των παραστατικών. Χρησιμοποιήστε το για να διασταυρώνετε στοιχεία, για να αποφύγετε λάθη και παραλείψεις, αλλά τηρείτε ευλαβικά τα βιβλία σας με βάση τους παραδοσιακούς κανόνες: κάθε έσοδο και έξοδο να υποστηρίζεται από το νόμιμο παραστατικό του. Έτσι, αν ποτέ βρεθείτε υπό έλεγχο, θα είστε σε θέση να παρουσιάσετε πλήρη φάκελο και να μην έχετε κανένα φόβο. Στο σύγχρονο επιχειρείν, η διαφάνεια και η ορθή λογιστική εικόνα δεν είναι μόνο θέμα νομιμότητας, αλλά και επαγγελματικής αξιοπιστίας.
Υ.Γ. Θέλω να ευχαριστήσω τον εξαιρετικό συνάδελφο κ. Δημήτρη Χουλιάρα που μου επέτρεψε να ενσωματώσω ένα τμήμα της μελέτης που συνέταξε περί των κινδύνων από την καταχώριση δαπανών από το myData , άνευ παραστατικού. Το ότι χρονικά καταπιαστήκαμε με το ίδιο ζήτημα , θεωρώ ότι δείχνει και την ανησυχία των συναδέλφων γύρω από το ζήτημα.
*Για την σύνταξη και διόρθωση του παρόντος, έγινε χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης.
Πηγές: Νομοθεσία & εγκύκλιοι ΑΑΔΕ, Taxheaven , Δημήτρης Χουλιάρας MSc
*Ο Βασίλης Βογιατζής MSc , είναι Λογιστής – Φοροτεχνικός Α’ Τάξης , ιδρυτής της Λογιστικής εταιρείας VoyiatzisGroup , με έδρα την Κω.