Γνωστή και ως αρχή Pareto ή κανόνας του 80/20 , υποστηρίζει ότι περίπου το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των αιτιών. Η αρχή αυτή πήρε το όνομά της από τον VilfredoPareto, έναν Ιταλό οικονομολόγο του 19ου αιώνα , ο οποίος αρχικά παρατήρησε στο κτήμα του ότι το 20% των φυτών του μπιζελιού παρήγαγε το 80% των καρπών . Αυτή η ανακάλυψη τον ώθησε να εξετάσει αν παρόμοια ανισοκατανομή εμφανίζεται και αλλού. Πράγματι, στη μελέτη του Cours d’économiepolitique (1906) διαπίστωσε ότι περίπου το 80% της γης στην Ιταλία ανήκε στο 20% του πληθυσμού , ενώ παράλληλα το 80% του εισοδήματος προερχόταν από το ίδιο 20% . Ο Pareto συνέλεξε στοιχεία και από άλλες χώρες, με έκπληξη βλέποντας ότι αυτή η ανισομερής κατανομή επαναλαμβανόταν .
Τις επόμενες δεκαετίες, η αρχή 80/20 βρήκε εφαρμογή στη διοίκηση και την ποιότητα. Ο ειδικός της ποιότητας Joseph M. Juran πρότεινε πρώτος τη γενίκευση του φαινομένου και του έδωσε το όνομα του Pareto, εισάγοντάς το στο management τη δεκαετία του 1940 .Έκτοτε, η αρχή Pareto έχει καθιερωθεί σχεδόν ως αξίωμα σε πολλούς κλάδους , αφούπχ στις πωλήσεις λέγεται πως «το 80% των πωλήσεων προέρχεται από το 20% των πελατών» . Αν και το ποσοστό 80/20 είναι ενδεικτικό και όχι ένας απόλυτος μαθηματικός νόμος, εκφράζει τη συχνή εμφάνιση κατανομών τύπου powerlaw σε φυσικά φαινόμενα, οικονομίες και επιχειρήσεις.
Στο περιβάλλον μιας επιχείρησης και ιδιαίτερα για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) που έχουν περιορισμένους πόρους η αρχή 80/20 μπορεί να αποτελέσει πολύτιμο οδηγό για βελτιστοποίηση της απόδοσης. Εφαρμόζοντάς την, οι επιχειρηματίες μπορούν να εντοπίσουν ποιοι παράγοντες (προϊόντα, πελάτες, αγορές, δραστηριότητες) είναι οι πιο αποδοτικοί και να εστιάσουν τους πόρους τους εκεί που αποδίδουν περισσότερο .
Αναλυτικότερα:
Πελατολόγιο: Το 20% των πελατών αποφέρει περίπου το 80% των συνολικών πωλήσεων μιας εταιρείας. Συχνά αυτοί οι «πιστοί» ή «μεγάλοι» πελάτες είναι που καθορίζουν την ευημερία της επιχείρησης. Επίσης, περίπου το 80% των καθαρών κερδών μπορεί να προέρχεται από το 20% των πελατών , αν και δεν είναι απαραίτητα το ίδιο ακριβώς 20% που φέρνει τον τζίρο, καθώς παίζει ρόλο και το περιθώριο κέρδους κάθε πελάτη .
Προϊόντα/Υπηρεσίες: Το 20% των προϊόντων μιας εταιρείας μπορεί να αντιστοιχεί στο 80% των αποθεμάτων ή των πωλήσεων της. Αναγνωρίζοντας αυτά τα προϊόντα, η επιχείρηση μπορεί να τα προωθήσει περισσότερο ή να επενδύσει στην περαιτέρω βελτίωσή τους. Εστιάζοντας λοιπόν σε αυτά, μπορούμε να πετύχουμε περισσότερα κέρδη με λιγότερους πόρους όπως διοχετεύοντας το μεγαλύτερο μέρος του διαφημιστικού budget στα best-sellersπροϊόντα ή υπηρεσίες μας.
Marketing και διαφήμιση: Ακόμα και στις καμπάνιες προώθησης, παρατηρείται ότι το 20% της διαφήμισης αποδίδει το 80% των αποτελεσμάτων της εκστρατείας . Για μια μικρή επιχείρηση με περιορισμένο διαφημιστικό προϋπολογισμό, το μήνυμα της αρχής 80/20 είναι να βρει ποιο κανάλι ή ποιο μήνυμα αποδίδει περισσότερο (π.χ. μια συγκεκριμένη πλατφόρμα socialmedia, ή μια συγκεκριμένη διαφήμιση που φέρνει τη μερίδα του λέοντος των πελατών) και να επικεντρωθεί εκεί. Αν, για παράδειγμα, μια επιχείρηση διαπιστώσει ότι η διαφήμιση στο Facebook της φέρνει το 80% των νέων πελατών με μόλις το 20% της συνολικής διαφημιστικής δαπάνης, τότε ενδείκνυται να επενδύσει περισσότερο σε αυτήν την πλατφόρμα.
Εξυπηρέτηση πελατών και ποιότητα: Η αρχή 80/20 βοηθά και στην βελτίωση της ποιότητας υπηρεσιών. Συχνά το 80% των παραπόνων των πελατών αφορά μόλις το 20% των προϊόντων ή υπηρεσιών . Αυτό είναι κρίσιμο εύρημα αφούκαταδεικνύει ότι εντοπίζοντας εκείνες τις λίγες υπηρεσίες που δημιουργούν τα περισσότερα παράπονα, η επιχείρηση μπορεί να δράσει διορθωτικά. Για παράδειγμα, αν μια συγκεκριμένη υπηρεσία ή προϊόν παράγει δυσανάλογα πολλά προβλήματα, ο επιχειρηματίας μπορεί είτε να βελτιώσει την ποιότητά του, είτε ακόμη και να το καταργήσει αν κρίνεται ασύμφορο, είτε να αναθέσει αυτό το κομμάτι σε κάποιον συνεργάτη . Με αυτό τον τρόπο μειώνονται οι δυσαρεστημένοι πελάτες και εξοικονομούνται πόροι αφού υπάρχει λιγότερος χρόνος σε διαχείριση παραπόνων, λιγότερο κόστος υποστήριξης, άρα βελτίωση της αποδοτικότητας .
Πάμε και στα αμιγώς δικά μας , όπου πιο συγκεκριμένα, στη ανάλυση εσόδων και πελατών, όπως ήδη αναφέρθηκε, ένα μικρό ποσοστό πελατών (20%) συχνά φέρνει το μεγαλύτερο μέρος των πωλήσεων (80%) . Ο λογιστής μιας επιχείρησης ή ακόμη ένα αξιόπιστο ERPλογισμικό, μπορεί να δημιουργήσει αναφορές πωλήσεων κατά πελάτη. Αυτή η πληροφορία είναι κρίσιμη για τους επιχειρηματίες καθώς γνωρίζοντας ποιοι είναι οι “πελάτες-κλειδιά”, η επιχείρηση μπορεί να στοχεύσει στην διατήρηση και ικανοποίησή τους (π.χ. μέσω προγραμμάτων επιβράβευσης, εξατομικευμένης εξυπηρέτησης) διότι από αυτούς εξαρτάται δυσανάλογα μεγάλο ποσοστό του τζίρου. Παράλληλα, η επιχείρηση μπορεί να επανεξετάσει πόρους που αφιερώνει σε πελάτες εκτός αυτού του 20%.
Η αρχή εφαρμόζεται και στην ανάλυση προϊόντων ή υπηρεσιών. Ο επιχειρηματίας μέσω του λογιστή ή ERP, μπορεί να εξετάσει την κερδοφορία ανά προϊόν/γραμμή υπηρεσίας και να ανακαλύψει ότι, για παράδειγμα, μόνο 2 στα 10 προϊόντα συνεισφέρουν το 80% των συνολικών κερδών. Αυτό διαφέρει ελαφρώς από την ανάλυση των πωλήσεων, καθώς λαμβάνει υπόψη το κόστος και το περιθώριο κέρδους. Έτσι, μπορεί κάποιο προϊόν να έχει μεγάλο όγκο πωλήσεων αλλά μικρό περιθώριο κέρδους, ενώ ένα άλλο να έχει λιγότερες πωλήσεις αλλά υψηλή κερδοφορία.
Στον τομέα των εξόδων, η αρχή 80/20 είναι εξίσου αποκαλυπτική. Συχνά το 20% των κατηγοριών εξόδων αντιστοιχεί στο 80% των συνολικών δαπανών μιας επιχείρησης. Μπορούν με ένα απλό αρχείο excelνα ταξινομηθούν τα έξοδα από το μεγαλύτερο προς το μικρότερο, ώστε να φανεί καθαρά ποιες δαπάνες «κυριαρχούν» στον προϋπολογισμό. Για παράδειγμα, αν το κόστος προμηθειών πρώτων υλών αποτελεί το 50% του συνολικού κόστους, μια έκπτωση ή καλύτερη διαπραγμάτευση τιμών σε αυτό το 20% των προμηθευτών θα φέρει πολύ μεγαλύτερη μείωση δαπανών απ’ ό,τι η προσπάθεια μείωσης σε γραφική ύλη ή λοιπά μικροέξοδα.
Όπως αναφέραμε ήδη, το 80% της αξίας των αποθεμάτων μπορεί να βρίσκεται στο 20% των ειδών . Για μια εμπορική επιχείρηση , αυτό σημαίνει να δίνεται προτεραιότητα στη διασφάλιση ότι τα best-seller προϊόντα είναι πάντα επαρκώς εφοδιασμένα, μιας και η έλλειψή τους θα επηρεάσει δυσανάλογα τον κύκλο εργασιών. Αντίθετα, για τα slow-moving προϊόντα (που συνεισφέρουν λίγο στις πωλήσεις), μπορεί να διατηρούνται σε χαμηλότερα αποθέματα για εξοικονόμηση χώρου και κεφαλαίου.
Στον τομέα των εισπράξεων και της πιστωτικής πολιτικής, η αρχή 80/20 μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να εντοπίσει κινδύνους αλλά και ευκαιρίες. Για παράδειγμα, το 20% των πελατών ίσως ευθύνεται για το 80% των καθυστερημένων οφειλών (υπερήμερες απαιτήσεις). Αυτό υποδεικνύει ότι η οικονομική διεύθυνση θα πρέπει να επικεντρωθεί σε αυτούς τους λίγους πελάτες ως προς την διαχείριση πιστώσεων , όπως π.χ. πιο αυστηρή πολιτική πληρωμών ή ειδικές ρυθμίσεις , διότι εκεί βρίσκεται το μεγαλύτερο πρόβλημα ρευστότητας. Αντιστρόφως, μπορεί να διαπιστωθεί ότι το 20% των πελατών προσφέρει το 80% των ταμειακών ροών (οι πιο συνεπείς και μεγάλοι πελάτες). Αυτούς ίσως αξίζει να τους επιβραβεύσετε (π.χ. με μια μικρή έκπτωση έγκαιρης πληρωμής) γιατί είναι κρίσιμοι για τη ρευστότητα σας.
Σε συνέχεια προηγούμενων άρθρων , όπου τονίσαμε πόσο σημαντική είναι η χρήση της τεχνολογίας , θα επαναλάβουμε ότι το σύγχρονο επιχειρείν επιβάλλει οι επιχειρηματίες να χρησιμοποιούν έξυπνες εφαρμογές. Όλα όσα σας ανέφερα παραπάνω μπορούν να γίνουν και με μια εφαρμογή στο κινητό σας τηλέφωνο.
Η αρχή 80/20 λοιπόν ,δεν είναι απλώς μια θεωρητική ιδέα, αλλά ένας πρακτικός οδηγός που μπορεί να βοηθήσει τον ιδιοκτήτη μιας μικρομεσαίας επιχείρησης στην καθημερινή λήψη αποφάσεων. Το κεντρικό μήνυμα είναι ξεκάθαρο: εντοπίστε πού βρίσκεται το μεγαλύτερο μέρος του αποτελέσματος και δώστε έμφαση εκεί.
Αυξημένη προσοχή σε δύο πράγματα: Πρώτον, η αγορά, οι πελάτες και τα προϊόντα εξελίσσονται. Συνεπώς, η εφαρμογή της αρχής απαιτεί συνεχή παρακολούθηση. Επανεξετάζετε ανά διαστήματα (π.χ. ανά τρίμηνο) τα δεδομένα σας , καθώς μπορεί οι κορυφαίοι πελάτες σας να αλλάξουν με τον καιρό ή ένα προϊόν να ξεπεραστεί από κάποια νέα τάση. Επίσης , παρότι το 80/20 υποδεικνύει πού να δώσουμε έμφαση, πρέπει να είμαστε ενήμεροι και για το ρίσκο που συνεπάγεται η μεγάλη συγκέντρωση. Αν π.χ. το 80% των εσόδων σας προέρχεται από έναν-δύο μεγάλους πελάτες, αυτό σας κάνει ευάλωτους καθώς μια αποχώρηση ή πτώση αυτών των πελατών θα έχει τεράστιο αντίκτυπο στα οικονομικά σας. Συνεπώς, ενώ αξιοποιείτε τον κανόνα 80/20 για αποδοτικότητα, φροντίστε παράλληλα να διαχειριστείτε το ρίσκο. Αυτό μπορεί να σημαίνει να διαφοροποιήσετε εν μέρει το πελατολόγιό σας (π.χ. να αναπτύξετε σταδιακά και άλλους πελάτες ώστε να μην εξαρτάστε απόλυτα από λίγους) ή να έχετε εναλλακτικές για τα κορυφαία προϊόντα σας. Με άλλα λόγια, κρατήστε μια ισορροπία: η αρχή 80/20 είναι εργαλείο συγκέντρωσης πόρων, όχι ευαγγέλιο.
Η αρχή 80/20 μπορεί να λειτουργήσει ως πυξίδα στρατηγικής για τον Έλληνα μικρομεσαίο επιχειρηματία. Σε μια αγορά απαιτητική όπως η ελληνική, όπου οι επιχειρηματίες συχνά παλεύουν με περιορισμένη ρευστότητα και έντονο ανταγωνισμό, το να κάνεις περισσότερα με λιγότερα , είναι ζωτικής σημασίας. Η αρχή Pareto μας βοηθά να δουλεύουμε πιο έξυπνα, όχι απαραιτήτως πιο σκληρά, επικεντρώνοντας την ενέργεια εκεί όπου πραγματικά μετράει. Εφαρμόστε την λοιπόν στην επιχείρησή σας και θα εκπλαγείτε από το πόσο πρακτική αξία μπορεί να έχει στην αύξηση της αποδοτικότητας και της κερδοφορίας σας.
*Για την σύνταξη και διόρθωση του παρόντος, έγινε χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης.
*Ο Βασίλης Βογιατζής MSc , είναι Λογιστής – Φοροτεχνικός Α’ Τάξης , ιδρυτής της Λογιστικής εταιρείας VoyiatzisGroup , με έδρα την Κω.